1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan ELİA Aİ YAZILIM TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ("ELIA AI" veya "Şirket") tarafından işlenmektedir.

Unvan

ELİA Aİ YAZILIM TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Adres

Beytepe Mah. Piri Reis Cad. No: 1C İç Kapı No: 2, Çankaya / Ankara 06800

Vergi kimlik no

3312482674

KEP adresi

eliayazilim@hs01.kep.tr

E-posta

info@eliaai.co

2. Bu metnin kapsamı

Bu aydınlatma metni, yalnızca bu internet sitesini ziyaret eden ve Şirket ile iletişime geçen kişilerin kişisel verilerine ilişkindir.

ELIA AI çözümleri aracılığıyla yürütülen görüşmelerde (örneğin Dijital Müşteri ve Satış Temsilcisi tarafından karşılanan çağrılarda) işlenen kişisel veriler bu metnin kapsamı dışındadır. Bu görüşmelerde Şirket, hizmet verdiği kurumun talimatı doğrultusunda hareket eden veri işleyendir; veri sorumlusu, hizmet alan kurumun kendisidir. Bu verilere ilişkin aydınlatma yükümlülüğü de ilgili kuruma aittir.

Hizmet kapsamında oluşan ses kayıtları ve dökümler, Kanun hükümlerine uygun şekilde kişisel bilgiler maskelenerek yedekleme amacıyla Şirket sistemlerinde saklanmakta; işlem sonuçları ise doğrudan hizmet alan kurumun kendi sistemlerine aktarılmaktadır.

3. İşlenen kişisel veriler ve toplama yöntemi

Bu internet sitesi, ziyaretçilerin gizliliği gözetilerek form, analitik, reklam veya izleme araçları kullanılmadan tasarlanmıştır. Sitenin barındırıldığı altyapı sağlayıcısı, güvenliğin ve hizmet sürekliliğinin sağlanması amacıyla IP adresi gibi teknik bağlantı kayıtlarını sınırlı bir süre tutabilmektedir.

Bunun dışında kişisel verileriniz, yalnızca Şirket ile iletişime geçmeniz hâlinde ve tarafınızca paylaşıldığı ölçüde, elektronik ortamda aşağıdaki yöntemlerle toplanmaktadır:

• Demo görüşmesi talebinde: Adınız, e-posta adresiniz ve not alanına yazdıklarınız. Bu bilgiler, internet sitemizde değil, görüşme takvimini işleten üçüncü taraf takvim hizmeti üzerinde tarafınızca girilmektedir (bkz. Bölüm 5).
• Şirket'e e-posta gönderdiğinizde: E-posta adresiniz ve mesajınızın içeriği.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla ve Kanun'un 5. maddesinde yer alan hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

a) Demo görüşmesi talebinizin karşılanması ve görüşmenin yürütülmesi

Hukuki sebep: Kanun m.5/2-(f), ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlenmesinin zorunlu olması.

b) Ticari ilişkinin kurulması ve yürütülmesi

Hukuki sebep: Kanun m.5/2-(c), bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.

c) Kanun kapsamındaki başvuruların cevaplanması ile ticari ve mali mevzuattan doğan kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

Hukuki sebep: Kanun m.5/2-(ç), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

ç) Olası uyuşmazlıklarda Şirket'in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması

Hukuki sebep: Kanun m.5/2-(e), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

d) İnternet sitesinin güvenliğinin ve kesintisiz çalışmasının sağlanması

Hukuki sebep: Kanun m.5/2-(f), veri sorumlusunun meşru menfaati.

5. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve Kanun'un 8. ve 9. maddelerine uygun şekilde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:

• Hizmetin sunulması amacıyla e-posta, takvim ve barındırma hizmeti aldığımız tedarikçiler,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, talep edilmesi hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri,
• Hakların korunması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla hukuk, mali müşavirlik ve denetim hizmeti aldığımız danışmanlar.

Demo görüşmesi talebi, internet sitemiz dışında, üçüncü taraf bir takvim hizmeti üzerinden alınmaktadır. Görüşme takvimi bağlantısına tıkladığınızda sitemizden ayrılır ve bilgilerinizi ilgili hizmetin kendi sayfasına girersiniz. Bu hizmeti sunan sağlayıcının sunucuları yurt dışında bulunabilmektedir.

6. Çerezler ve tarayıcı depolaması

Bu internet sitesinde reklam, ölçümleme veya izleme amaçlı çerez kullanılmamaktadır.

Sitenin çalışması için tarayıcınızda yalnızca iki teknik kayıt tutulmaktadır:

• elia-lang: Seçtiğiniz arayüz dilini hatırlar.
• elia-intro: Açılış geçişinin oturum başına bir kez gösterilmesini sağlar.

Bu kayıtlar yalnızca cihazınızda tutulmakta, Şirket'e iletilmemekte ve Şirket tarafından okunmamaktadır. Tarayıcınızın site verilerini temizleyerek bu kayıtları dilediğiniz zaman silebilirsiniz.

7. Saklama süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca muhafaza edilmektedir. Ticari ilişki kurulan hâllerde ilgili kayıtlar, başta Türk Ticaret Kanunu olmak üzere mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanmaktadır.

Saklama süresi sona eren kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir.

8. İlgili kişi olarak haklarınız

Kanun'un 11. maddesi uyarınca Şirket'e başvurarak;

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

9. Başvuru

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz:

• Yukarıda yer alan adrese ıslak imzalı dilekçe ile şahsen veya noter aracılığıyla,
• eliayazilim@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza veya mobil imza ile,
• Daha önce Şirket'e bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden info@eliaai.co adresine.

Başvurunuzda kimliğinizi tespit etmemizi sağlayacak bilgilerin, iletişim bilgilerinizin ve talebinizin konusunun yer alması gerekmektedir. Talebiniz, niteliğine göre Kanun'da öngörülen usul ve süreler içinde sonuçlandırılmaktadır.

1. Data controller

Under Law No. 6698 on the Protection of Personal Data (the "Law"), your personal data is processed by ELİA Aİ YAZILIM TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ("ELIA AI" or the "Company") as the data controller, whose details are set out below.

Company name

ELİA Aİ YAZILIM TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Address

Beytepe Mah. Piri Reis Cad. No: 1C İç Kapı No: 2, Çankaya / Ankara 06800

Tax ID

3312482674

Registered e-mail (KEP)

eliayazilim@hs01.kep.tr

E-mail

info@eliaai.co

2. Scope of this notice

This notice concerns only the personal data of people who visit this website and contact the Company.

Personal data processed in interactions carried out through ELIA AI solutions (for example, calls answered by the Digital Customer and Sales Representative) falls outside the scope of this notice. In these interactions, the Company acts as a data processor on the instructions of the organization it serves; the data controller is that organization. The obligation to inform data subjects about this data also lies with that organization.

Call recordings and transcripts generated in the course of the service are stored in the Company's systems for backup purposes, with personal information masked in line with the Law, while the results are transferred directly into the client organization's own systems.

3. Personal data processed and method of collection

This website has been designed with visitors' privacy in mind, without forms, analytics, advertising or tracking tools. The provider hosting the website may keep technical connection logs, such as IP addresses, for a limited period to ensure security and service continuity.

Otherwise, your personal data is collected electronically only when you contact the Company, and only to the extent you share it, in the following ways:

• When you request a demo meeting: your name, e-mail address and anything you write in the notes field. You enter this information not on our website but on the third-party calendar service that runs the booking page (see Section 5).
• When you e-mail the Company: your e-mail address and the content of your message.

4. Purposes and legal grounds for processing

Your personal data is processed for the following purposes, based on the legal grounds set out in Article 5 of the Law:

a) Responding to your demo meeting request and holding the meeting

Legal ground: Article 5/2-(f), processing is necessary for the legitimate interests of the data controller, provided it does not harm your fundamental rights and freedoms.

b) Establishing and carrying out a business relationship

Legal ground: Article 5/2-(c), processing is directly related to the conclusion or performance of a contract.

c) Responding to applications under the Law and meeting record-keeping obligations under commercial and financial legislation

Legal ground: Article 5/2-(ç), processing is necessary for the data controller to comply with its legal obligations.

ç) Establishing, exercising or protecting the Company's rights in potential disputes

Legal ground: Article 5/2-(e), processing is necessary for the establishment, exercise or protection of a right.

d) Ensuring the security and uninterrupted operation of the website

Legal ground: Article 5/2-(f), legitimate interests of the data controller.

5. Transfer of personal data

Your personal data may be transferred to the following recipient groups, limited to the purposes above and in accordance with Articles 8 and 9 of the Law:

• Suppliers providing us with e-mail, calendar and hosting services, for the provision of those services,
• Competent public authorities and courts, upon request, to meet legal obligations,
• Legal, accounting and audit advisers, to protect our rights and meet legal obligations.

Demo meeting requests are taken outside our website, through a third-party calendar service. When you click the booking link, you leave our website and enter your details on that service's own page. The servers of the provider offering this service may be located abroad.

6. Cookies and browser storage

This website does not use advertising, analytics or tracking cookies.

Only two technical entries are kept in your browser for the site to work:

• elia-lang: Remembers the interface language you selected.
• elia-intro: Ensures the opening animation is shown only once per session.

These entries stay on your device only; they are not sent to or read by the Company. You can delete them at any time by clearing your browser's site data.

7. Retention periods

Your personal data is kept for as long as required by the purpose of processing and for the retention periods set out in the applicable legislation. Where a business relationship is established, the related records are kept for the periods required by law, in particular the Turkish Commercial Code.

Personal data whose retention period has expired is erased, destroyed or anonymized in accordance with the Regulation on the Erasure, Destruction or Anonymization of Personal Data.

8. Your rights as a data subject

Under Article 11 of the Law, you have the right to apply to the Company to:

1. Learn whether your personal data is processed,
2. Request information about the processing if your personal data has been processed,
3. Learn the purpose of the processing and whether your data is used in line with that purpose,
4. Know the third parties in Türkiye or abroad to whom your personal data is transferred,
5. Request the correction of your personal data if it is incomplete or inaccurate,
6. Request the erasure or destruction of your personal data under the conditions set out in Article 7 of the Law,
7. Request that any correction, erasure or destruction be notified to the third parties to whom your personal data has been transferred,
8. Object to a result against you arising from the analysis of your data exclusively by automated systems,
9. Claim compensation for damages if you suffer loss due to the unlawful processing of your personal data.

9. How to apply

You may submit requests regarding your rights in one of the following ways, in accordance with the Communiqué on the Procedures and Principles for Applications to the Data Controller:

• In person or through a notary, with a wet-signed petition sent to the address above,
• By registered electronic mail (KEP) to eliayazilim@hs01.kep.tr, or with a secure electronic signature or mobile signature,
• By e-mail to info@eliaai.co from an e-mail address you have previously provided to the Company and that is registered in our system.

Your application must include information that allows us to verify your identity, your contact details and the subject of your request. Your request will be concluded within the procedures and time limits set out in the Law, depending on its nature.